Comment faire une demande d'admission en EHPAD ?

Mis à jour le 27 septembre 2026 · Guillaume Micallef, Clair Aidant

La demande d'admission en EHPAD passe par un dossier national unique, avec un volet administratif et un volet médical rempli par un médecin. Il se dépose en ligne ou par courrier, et le portail officiel conseille de le transmettre à plusieurs établissements en même temps.

Un seul dossier pour tous les établissements

Depuis la mise en place du dossier national, les EHPAD utilisent tous le même formulaire de demande. Selon le portail officiel pour-les-personnes-agees.gouv.fr, ce dossier comprend deux parties : un volet administratif et un volet médical. Il peut aussi servir pour les petites unités de vie, l'hébergement temporaire et l'accueil de jour.

Concrètement, vous ne remplissez pas un dossier différent pour chaque maison. C'est utile pour comparer les établissements en parallèle, ce que permet aussi l'outil de comparaison des EHPAD par prix de Velyria, avant de choisir ceux à qui adresser la demande.

Le volet administratif

Il est rempli par la personne âgée elle-même ou par un proche habilité à le faire, puis signé par le demandeur ou par son représentant légal. Il regroupe l'état civil, le contexte de la demande, un contact et la liste des pièces à joindre. Prenez le temps de bien indiquer la personne à joindre : c'est elle que la direction appellera quand une place se libérera.

Le volet médical

Le portail officiel est précis : le volet médical doit être rempli, daté et signé par le médecin traitant ou par un autre médecin. Il est ensuite transmis sous pli confidentiel au médecin coordonnateur de l'établissement, qui donne son avis en fonction des places disponibles.

Ce volet dépend donc d'un tiers : mieux vaut prévoir un rendez-vous avec le médecin dès le début de la démarche, plutôt qu'au moment de l'envoi.

Déposer la demande : en ligne ou par courrier

En ligne, avec ViaTrajectoire

Le portail officiel indique qu'il est possible de faire une ou plusieurs demandes d'admission en EHPAD en ligne dans la quasi-totalité des départements. Le dossier se remplit une seule fois et s'envoie à plusieurs établissements en un clic. Le médecin traitant est prévenu par courriel pour compléter sa partie.

Par courrier

On utilise le formulaire Cerfa n°14732*03, de préférence envoyé en lettre recommandée avec avis de réception. Des photocopies du dossier peuvent être adressées à plusieurs EHPAD.

Faut-il demander plusieurs établissements ?

Oui, c'est le conseil du portail officiel : il est préférable de réaliser plusieurs demandes d'admission simultanées dans plusieurs EHPAD. Une demande unique, même bien préparée, dépend de la seule disponibilité d'une maison. Ce choix se fait mieux avec les prix en main : le guide sur le calcul du reste à charge en EHPAD explique comment lire le tarif d'un établissement avant de le retenir.

Ce qui se passe après l'envoi

• Dès réception du dossier complet, la demande est enregistrée.
• S'il existe une liste d'attente, la demande y est inscrite.
• Quand une place se libère, la direction contacte la personne.
• C'est le responsable de l'établissement qui prononce l'admission, après avis du médecin coordonnateur et vérification de la capacité d'accueil.

Le portail officiel parle d'un dossier complet : avant l'envoi, vérifiez que les deux volets sont remplis et signés et que toutes les pièces de la liste sont jointes.

Et une fois la place obtenue : le contrat de séjour

L'admission prononcée, un contrat de séjour est établi à l'arrivée. D'après le portail officiel, il doit être signé dans le mois qui suit l'admission, et il vous est remis au plus tard 15 jours après l'admission. Vous disposez ensuite d'un droit de rétractation exercé par écrit dans les 15 jours qui suivent la signature. Le contrat fixe notamment le prix de l'hébergement, le montant du dépôt de garantie, les règles de facturation en cas d'absence et les conditions de résiliation. Ces dernières sont détaillées dans le guide sur la résiliation du contrat de séjour en EHPAD.

Ce que le contrat doit détailler

Le détail des prestations y est réparti en trois catégories : les prestations socles minimales obligatoires, les prestations proposées sans supplément et les prestations facultatives facturées en plus. Depuis janvier 2023, la blanchisserie et l'accès à internet doivent figurer parmi les prestations socles. Le contrat peut aussi comporter une annexe facultative sur les mesures de sécurité et la liberté d'aller et venir : un projet vous est transmis avant signature, et vous pouvez n'accepter que certaines mesures. Lisez ces pages avec soin, car elles décident de ce qui sera facturé en plus du prix de base.

En résumé : l'ordre des démarches

1. Repérer plusieurs EHPAD et comparer leurs prix.
2. Remplir le volet administratif du dossier national.
3. Faire remplir, dater et signer le volet médical par un médecin.
4. Déposer le dossier en ligne (ViaTrajectoire) ou l'envoyer par courrier avec le Cerfa n°14732*03.
5. Attendre le contact de la direction quand une place se libère, puis lire le contrat de séjour avant de signer.

Pour savoir ce que chaque établissement coûterait réellement après aides, vous pouvez comparer les EHPAD de votre département avant d'envoyer vos demandes.

Ce guide donne des repères généraux. Les modalités locales (plateforme en ligne, pièces demandées) peuvent varier : le conseil départemental ou l'établissement visé restent les interlocuteurs de référence.